SEP - GADPP
Sistema de Seguimiento y Ejecución de Proyectos de
Obras y Consultorías
Gobierno Autónomo Descentralizado Provincia de Pichincha
Manual del Usuario
SEP - Oferentes
TEDEIN S.A. 2012 - 2013
Este sistema se ha creado para los oferentes y cuenta con un menú sencillo que permite el acceso rápido a sus componentes, los cuales son: Precios unitarios y Obras y Generación de documentación para la entrega o respaldo de la oferta.
Para poder ingresar al sistema es necesario contar con un nombre de usuario y contraseña, los mismos que se asignarán para cada proveedor que participe en el proceso de contratación.
Se inicia por hacer un clic en el botón “Ingresar”, con lo cual aparece la pantalla:
Ingrese su nombre de usuario y contraseña y presione el botón ingresar. En el caso de que haya olvidado la contraseña, haga clic en “Olvidó su contraseña” y se enviará por mail su contraseña al correo electrónico registrado del oferente.
Si se ha pulsado Ingresar aparecerá la pantalla de selección de perfil, seleccione Oferente y haga clic en Entrar:
Seguidamente aparece la pantalla principal del sistema:
Esta pantalla se halla compuesta de un menú principal en cual figuran las opciones: Administración (no visible para los oferentes), Análisis de Precios, Detalle del Proyecto y Salir.
Este es un módulo en el cual el oferente tendrá toda la libertad de armar sus rubros o análisis de precios unitarios conforme a sus necesidades. El sistema proporcionará la base de datos de los ítemes de mano de obra, equipos y materiales como insumos para la creación de los rubros que requiera el oferente.
Para acceder a la pantalla de administración de rubros , se debe usar la opción del menú Análisis de Precios → Rubros del menú principal.
Desde esta pantalla se puede consultar la estructura de un rubro existente en el sistema, crear uno nuevo, borrar uno existente, modificar la composición de un rubro y ver el detalle de precios con o sin desglose de transporte de un rubro específico.
La pantalla de ingreso está dividida en tres partes: barra de comandos, datos del rubro, lista de precios e ingreso de ítemes en la composición del rubro y el detalle de su composición organizada por equipos, mano de obra y materiales. Esta estructura se modifica ligeramente cuando se presenta además los valores de los precios incluyendo transporte y los costos indirectos.
Cuando la pantalla se halla en blanco, es decir, sin un rubro cargado, la barra de comandos sólo muestra el botón Lista y Cancelar.
Si se ha cargado un rubro en pantalla en la barra aumentan varios botones que permiten otras funcionalidades.
A continuación se describe cada uno de los botones.
Lista: Muestra una ventana donde se pueden buscar rubros ingresados al sistema.
En esta pantalla se puede realizar búsquedas por código o por el nombre o descripción del rubro. Las búsquedas pueden ser con criterios como “Empieza con”, “Contiene” o “es igual a”, además se puede obtener el resultado de la búsqueda ordenado por el código o la descripción en forma ascendente o descendente. Al presionar el botón Buscar se muestra el resultado dela búsqueda.
La ilustración a continuación muestra el resultado de buscar por descripción, rubros que contiene la palabra “cemento”, ordenado por código en forma ascendente.
Para seleccionar un rubro, haga un clic en el botón que aparece a la izquierda de cada línea de datos del rubro. Al hacer esto aparece el rubro en la pantalla principal como:
Inicialmente todos los rubros aparecen vacíos y, es el oferente quien debe conforme a su criterio incluir los elementos de Equipo, Mano de obra y Materiales que se deben emplear, junto con los precios y rendimientos respectivos (Los rendimientos no se aplican a los materiales, de modo que el sistema desecha el valor de rendimiento cuando se ingresan materiales).
Para ingresar los ítems del rubro, haga doble clic en el casillero “Código” en la sección Ítems, con ello aparecerá la pantalla de búsquedas para permitirnos buscar el ítem deseado luego al seleccionarlo de la lista se regresa a la pantalla de rubros y se completan los datos de precio (este valor incluye transporte a la obra), cantidad y rendimiento. El rendimiento sólo se define para equipos y mano de obra, si se ingresa un valor de rendimiento para materiales, el sistema lo desecha automáticamente.
Ingrese el valor del precio unitario del ítem incluyendo transporte al sitio de la obra, en caso de que ya se haya registrado este material para un rubro anterior, el sistema mostrará el precio en forma automática. Para completar el proceso de inclusión del ítem en el rubro se debe presionar el botón Agregar (“+”).
El botón Canelar sirve sólo para descartar y limpiar la pantalla.
Si se desea modificar la composición, se puede dar doble clic en el ítem en cuestión, para que sus datos se copien en la zona de edición y poderlos corregir.
Si se ingresa un valor en precio, este se usa para todos los rubros que contengan el ítem en cuestión.
Finalmente, se debe hacer un clic en Calcular para ver en detalle los precios y el valor final del rubro incluido costos indirectos.
Mientras se muestra la pantalla de cálculos no se pueden editar los valores, el sistema presenta una pantalla de aviso indicando que se cambie el modo de presentación del rubro para poder editar los datos.
Vuelva a presionar el botón “Calcular” para cambiar el modo de visualización de la pantalla de rubros.
En el caso de que se desee eliminar un ítem se debe usar el botón “Eliminar” que aparece al lado derecho de cada ítem en la composición del rubro.
Calcular: este botón cambia el aspecto de la pantalla para mostrar los precios de los componentes del rubro incluyendo los costos indirectos. Si existen ítemes que aún no poseen precios, el sistema mostrará el valor de 0.000. Para ingresar los precios, simplemente haga doble clic en la línea del ítem deseado para que esta se copie a la zona superior (Ítems) y pueda registrar el precio. Este proceso sirve también para editar o modificar los datos registrados para cada ítem. En el caso de la cantidad del ítem de “Herramienta menor”, el valor se calcula en forma automática de la sumatoria del valor de mano de obra que emplea el rubro, de modo que si se ingresa un valor de precio, el sistema lo ignora.
Si desea inspeccionar los precios al cambiar el valor del porcentaje de costos indirectos, ingrese el nuevo valor en este casillero y vuelva a presionar Calcular para desplegar los nuevos valores. “Calcular” cambia alternativamente el modo de visualización del rubro.
Imprimir: genera un reporte del rubro en formato pdf, con los valores de los precios ingresados y los costos indirectos.
Excel: genera un archivo en formato de hoja de cálculo con los datos del rubro que se halla en pantalla. Una vez generado el archivo aparecerá un cuadro de diálogo que permite descargarlo.
Especificaciones: Muestra una ventana para el registro de las especificaciones técnicas del rubro. Esta ventana permite el ingreso de un archivo en formato pdf con las especificaciones del rubro.
El oferente sólo puede mirar las especificaciones, no es posible cargar o alimentar el sistema con especificaciones.
Ilustración: Es similar a las especificaciones de cada rubro con a diferencia que en este caso se visualiza una ilustración o “foto” de detalle de rubro. Igualmente, el oferente sólo puede mirar o descargar la ilustración como una ayuda para evitar falsas interpretaciones respecto de lo que se requiere en una determinada obra o proyecto.
El ingreso de las Obras al sistema está restringido para el oferente, este simplemente debe completar la información con los datos de su oferta, es decir, composición de cada uno de los rubros o sus propios análisis de precios, con lo cual se podrá visualizar los valores del presupuesto conforme a los volúmenes de obra, luego podrá completar su presupuesto mediante el ingreso de las “variables” o sus propios costos indirectos y utilidad. Finalmente podrá generar la matriz d ella fórmula polinómica, armar la fórmula polinómica y conformar su cronograma de ejecución de la obra.
El sistema le permitirá imprimir los formularios de presupuesto, cronograma, análisis de precios unitarios de todos los rubros que conforman la obra y otros documentos como un descriptivo de la obra, matriz de la fórmula polinómica y el detalle de la composición en materiales mano de obra y equipos.
Al ingresar a la sección obras mediante la opción de menú Detalle del Proyecto → Registro de Obras, el sistema automáticamente ubica la primera obra que posea el oferente, en el caso de no tratarse de la obra que se desea ofertar, se debe usar el botón Lista para cargar la obra correcta.
La parte superior de esta pantalla presenta sólo los botones Lista, Imprimir y cambiar de estado, este último servirá para “registrar” la obra una vez que se haya completado el proceso de oferta y se bloquea sus datos para que no sean cambiados o modificados en el futuro. A continuación se irán explicando cada una de estas funcionalidades.
Muestra una pantalla donde se puede listar las obras que se encuentran ingresadas en el sistema, conforme a criterios de búsqueda que ayudan a localizarlas rápidamente.
Con esta pantalla se pueden ubicar obras aplicando varios criterios de búsqueda como son: código, nombre, descripción, etc. Esta pantalla sólo mostrará las obras que se hallen en proceso de contratación relacionadas con el oferente que las está consultando, en el caso de haber varias.
A continuación se explicará la barra de botones de la parte inferior.
Esta sección permite el registro de las variables asociadas a la obra, estas son las de costos indirectos y valor por hora del mecánico.
Ingrese su valores de costos indirectos y el costo hora del mecánico, luego presione Guardar para almacenarlos en el sistema.
Este botón nos lleva al registro de los volúmenes de obra. Esta pantalla presenta dos secciones, una destinada al ingreso de datos del rubro dentro de un subpresupuesto y la otra, denominada composición, que muestra una lista de los rubros.
Al presionar el botón “Calcular” se presentan los valores unitarios de cada rubro y el total del presupuesto o valor de la obra. Si no han registrado aun los análisis de precios o el detalle de composición del cada rubro, los valores unitarios aparecerán con ceros.
El botón Regresar sirve para volver a la pantalla de la obra.
Cada línea de los rubros que conforman el volumen de obra, posee un menú de se muestra al hacer clic con el botón derecho del ratón, tal como se ve en la siguiente ilustración.
El botón Imprimir Presupuesto muestra en formato pdf el presupuesto conforme el formulario No. 2 del INCOP.
También es posible exportar el detalle de volúmenes de obra a una hoja de calculo tipo excel, presionando el botón excel.
El botón Matriz FP, nos lleva a ejecutar un proceso de cálculo de la matriz de la fórmula polinómica. Como prerrequisitos, se debe contar con:
1.Que se hallen ingresados los volúmenes de Obra
2.Que se halle definida la lista precios para esta Obra
3.Que se hayan ingresado todas las distancias al Peso y al Volumen, en el caso de manejarse una sola distancia al peso o al volumen, este valor se debe repetir en las otras distancias.
4.Todos los rubros de volúmenes de obras deben tener cantidades positivas y mayores que cero.
5.Todos los ítems que componen los rubros deben contar con nombres cortos únicos y sin caracteres especiales.
Al presionar el botón Matriz FP se presenta una ventana de confirmación de la orden:
Si ya ha generado la matriz y desea conservar los valores en el caso de que no se hayan cambiado los volúmenes de obra ni actualizado precios, conteste “No” a esta pregunta, caso contrario haga un clic en “Si”. Seguidamente aparecerá:
Presione Generar para iniciar el proceso.
Esta ventana se mantendrá mientras se realizan los cálculos de la fórmula polinómica y se despliega la matriz.
Luego de completado el proceso, se despliega la matriz de la fórmula polinómica.
En esta pantalla existen varios botones en la zona superior:
Regresar: sirve para volver a la pantalla de la obra.
Coeficientes de la matriz: invoca a la pantalla de definición de la fórmula polinómica.
Imprimir: genera un reporte en pdf de la matriz, este halla organizado en forma primero vertical y luego horizontal.
Un buscador para poder ubicar fácilmente las columnas de los distintos ítems, para ello, escriba parte del nombre del ítem (nombre corto) en la casilla de búsqueda y haga un clic en el botón Buscar. La siguiente ilustración muestra el resultado de buscar la columna de transporte.
Finalmente, el botón limpiar selección sirve para desmarcar las columnas que han sido resaltadas como resultado de la búsqueda.
Para acceder a los ajustes de la fórmula polinómica use el botón “Formula Pol.”, una vez que se haya corrido el proceso de cálculo de la matriz de la fórmula polinómica.
Esta pantalla sirve para componer la fórmula polinómica en función de los distintos aportes de materiales obtenidos de la matriz de la fórmula.
En la parte superior de esta pantalla figuran 3 botones, Regresar para volver a la pantalla de obras, Fórmula polinómica y Cuadrilla tipo.
Por defecto la pantalla que se muestra corresponde a la de la fórmula polinómica, lo que equivale a presionar el botón Fórmula polinómica, al presionar el botón Cuadrilla tipo, se muestra la pantalla para trabajar en la composición de la cuadrilla tipo.
Para incluir varios materiales en un coeficiente, siga el siguiente proceso:
1.Haga clic en el coeficiente al cual desea añadir la participación del o de los materiales. Con esto queda señalado el coeficiente.
2.Haga clic sobre los materiales que desea adicionar o incluir en el coeficiente.
3.Haga un clic en el botón verde Agregar a … que aparece sobre la columna de materiales.
Como resultado de este proceso, se reestructura la composición de los coeficientes, recalculándose el valor del coeficiente. La pantalla quedará similar a:
Si se desea ajustar el valor del coeficiente o cambiar la descripción o material del índice, haga clic derecho sobre el ícono del coeficiente y seleccione Editar.
Al seleccionar editar aparecerá la pantalla ilustrada a continuación en la cual se podrá cambiar el material y ajustar el valor del coeficiente.
Para quitar un material de un coeficiente se debe seguir el siguiente proceso:
1.Haga clic derecho en el material a eliminar, y seleccione Eliminar.
2.Confirme la orden dada.
Tan sólo el concepto de p01 no puede se ajustado, todos los valores de los coeficientes se pueden ajustar para que no haya descuadre en los decimales.
En el caso de que la pantalla no muestre todos los datos, se debe presionar F5 o refrescarla para que se desplieguen todos los datos.
Haciendo un clic en el botón Rubros podemos imprimir el todos los rubros de la obra con o sin desglose de transporte.
De acuerdo como se desee, se generará un reporte en formato pdf con los análisis de precios de todos los rubros que se hallan en la obra, en hojas separadas. El reporte es extenso y puede tomar unos pocos minutos su generación.
El cronograma de la obra se lo puede trabajar en base a las cantidades de obra o en base a porcentajes de avance.
Para acceder a la pantalla del cronograma en el botón "Cronograma". Al abrirla por primera vez, se muestra la tabla vacía. Las columnas “Mes #” se generan automáticamente según el plazo asignado a la obra.
El botón “Regresar” permite regresar a la pantalla de registro de la obra.
Al hacer clic en una fila, se marcan en azul las 3 filas correspondientes al rubro correspondiente. Este es el rubro seleccionado.
Las celdas de los meses es donde se deben ingresar los datos de la planificación. Para hacer esto, se da doble clic en cualquiera de las tres celdas que corresponden a los períodos mensuales "Mes #", ya sea $, % o F. Esto abre una ventana que muestra los datos del rubro y un formulario para asignar un valor.
El área de períodos permite seleccionar un periodo, o un rango de periodos. Al seleccionar un rango se dividirá lo asignado entre el número de periodos que contenga el rango; por ejemplo, al asignar 50% a los periodos del 1 al 2 asignará 25% al periodo 1 y 25% al periodo 2. Se puede ingresar la cantidad en cualquiera de los campos de cantidad, porcentaje o precio, y los otros campos se calcularán de acuerdo al rango de períodos especificado. El sistema valida los valores que ya estén ingresados y no permite ingresar valores superiores al total. Al hacer clic en el botón Aceptar se guardan los valores y se actualiza la tabla del cronograma.
El botón “Eliminar rubro” borra los campos del rubro seleccionado, después de mostrar una pantalla de confirmación de la orden.
El botón “Eliminar Cronograma” borra todos los campos de todos los rubros de la tabla, después de mostrar una notificación.
Esta modificación es inmediata, es decir, al dar clic en Aceptar se eliminarán los valores de la base de datos y no hay manera de recuperarlos.
Los ítems que componen la obra se muestra al hacer un clic en el botón “Composición”, con ello, se muestra la pantalla de composición organizada por grupos de ítems, es decir, por materiales, mano de obra y equipos.
Este es básicamente un reporte de la obra y puede ser obtenido en pdf o exportado a excel.
Los comandos de esta pantalla son:
Regresar: que sirve para regresar a la pantalla de la obra.
Todos: muestra todos los ítems de la obra: materiales, mano de obra y equipos.
Materiales: muestra sólo los materiales que componen la obra.
Mano de obra: muestra los ítems de mano de obra.
Equipos: muestra los ítems de equipos
Pdf: genera un reporte en formato pdf de los ítems mostrados en pantalla.
Excel: genera un archivo de hoja de cálculo xls, de los ítems mostrados en pantalla.
Se puede obtener la composición para cada subpresupuesto, seleccionándolo desde el combo que inicialmente aparece como “Todos los subpresupuestos”.